Die Wörter:

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Mehr Neukunden für Ihr Business gefällig? Je nach Ausrichtung benötigt das Unternehmen Dienstleistungen, Waren oder Güter, Roh- und Hilfsstoffe beziehungsweise Betriebsmittel zur richtigen Zeit, in der erforderlichen Menge, in der notwendigen Qualität, in der richtigen Art und am richtigen Ort.

Ein grundlegender Aufbau unterteilt dabei in drei Arbeitsblätter. Das erste Arbeitsblatt beinhaltet die Güter mit interner Nummerierung. Das zweite Arbeitsblatt enthält die Lieferanten und im Dritten finden sich die Kunden wieder. Bevor das Dokument erstellt wird, sollte geprüft werden, ob es sinnvoller ist, bei den Gütern die Lieferanten oder bei den Lieferanten die Güter zu vermerken.

Insofern die Menge an einzelnen Waren und Gütern sehr überschaubar ist, werden meistens nur ein oder zwei beziehungsweise wenige Lieferanten in Frage kommen.

Um die unternehmerische Grundlage des Erfolges zu erfüllen, wird im Ergebnis aller Lieferleistungen der relativ günstigste Preis über den Lieferanten entscheiden. Mithilfe einer Matrixfunktion lassen sich dann alle Lieferanten für ein bestimmtes Produkt sehr schnell auslesen.

Je nach Vorkenntnis ist einiges an Planung für ein Warenwirtschaftssystem mit Excel notwendig. Umso genauer diese Schritte strukturiert sind, je geringer fällt die spätere Arbeitszeit für die Pflege aus.

Im ersten Schritt sollte entschieden werden, ob eine manuelle Eingabe von Einkäufen und Verkäufen und separater Erstellung der Rechnungen sowie Lieferscheine erfolgt. Die zweite Möglichkeit ist eine vollautomatische Verarbeitung von Bestellung und Lieferung sowohl bei Lieferanten als auch für Kunden inklusive dem Andruck der Rechnung.

Der Vorteil in der zweiten Möglichkeit besteht darin, alle ablaufenden Prozesse auf ein bis zwei Arbeitsschritte zu reduzieren. Um Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen zu erstellen, würde ein weiteres Arbeitsblatt erforderlich sein, das die Daten aus den ersten drei Reitern je nach Erfordernis ausliest.

Dabei werden die Felder automatisch je nach Arbeitsschritt überschrieben. Ein weiteres Arbeitsblatt jeweils für Bestellungen und Lieferungen würden die Daten in zeitlicher Reihenfolge als Liste aufnehmen. Einzig die Begleichung der Rechnung müsste noch eingefügt werden, wenn die Buchhaltung komplett über Excel realisiert wird. Bei der manuellen Verarbeitung würde nach Erstellung der Bestellung, des Lieferscheins und beziehungsweise oder der Rechnung die Eintragung in den Arbeitsblättern für Kunden oder Lieferanten erfolgen.

Im Speziellen sind die Funktionen immer der jeweiligen Version von Excel anzupassen. Die letzten Daten sind dann erforderlich, wenn das Controlling integriert wird. Je nach persönlicher Überlegung würde hier eine Spalte mit der Auswahl des Lieferanten die automatische Verarbeitung bei Bestellungen ermöglichen. Zusätzlich sind natürlich die kalkulierten Verkaufspreise für die eigenen Kunden zu ermitteln oder einzutragen.

Das Kundenarbeitsblatt enthält neben den üblichen Adressdaten eine interne Kundennummer. Für die Lieferanten werden Datenfelder für die üblichen Adressdaten, die Einarbeitung der Waren mit Bezug zur Warenliste und dem zugehörigen Preis, den möglichen Mindermengenzuschlag oder Preis mit der Angabe der Menge benötigt.

Als Aufbau empfiehlt sich eine dreidimensionale Matrix. Eine weitere Spalte danach erfolgen die Eintragungen einer möglichen Mindestmenge und nachfolgend der Mindermengenpreis.